Externer Verhaltenskodex

1. Einleitung 

Die SWN Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH steht mit ihren Tochtergesellschaften, insbesondere der SWN Stadtwerke Neumünster GmbH, der SWN Bäder und Freizeit GmbH, der SWN Entsorgung GmbH und der MBA Neumünster GmbH sowie der SWN Verkehr GmbH in einem Konzernverbund. 

Als innovativer und grüner Dienstleister investieren wir in zukunftsweisende Energien sowie nachhaltige Mobilität, bauen ein modernes Glasfasernetz aus und versorgen die Bevölkerung mit Strom, Gas, Fernwärme und Wasser. Daneben betreiben wir das Bad am Stadtwald sowie den Nahverkehr in Neumünster. 

In diesem Verhaltenskodex legen wir verbindliche Verhaltensgrundsätze für unsere Geschäftspartner fest. Geschäftspartner sind dabei alle natürlichen oder juristischen Personen, die für, im Namen von oder gemeinsam mit SWN tätig werden. Dies können bspw. Lieferanten, Dienstleister, Kooperationspartner oder Berater sein. Wir als SWN sind uns unserer Verantwortung bewusst und verpflichten uns an dieser Stelle selbst zur Einhaltung der nachfolgend von uns aufgestellten Verhaltensgrundsätze. 

Wir erwarten, dass unsere Geschäftspartner sowie deren verbundene Unternehmen und von ihnen eingesetzte Dritte (z. B. Subunternehmer) im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit die in diesem Verhaltenskodex festgelegten Verhaltensgrundsätze ebenfalls einhalten und entsprechende Vorkehrungen zu deren Umsetzung treffen. Wir sehen die Einhaltung der folgenden Verhaltensgrundsätze für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung als unabdingbar an. 

Wir danken allen Geschäftspartnern für den gemeinsamen Einsatz für ein rechts- und gesetzeskonformes und ethisch sowie sozial korrektes Verhalten gegenüber unseren Mitarbeitenden, der Wirtschaft sowie unserer Gesellschaft und Umwelt. 

Der Verhaltenskodex ist Bestandteil aller vertraglichen Vereinbarungen mit Geschäftspartnern von SWN und tritt mit Einbeziehung und/oder seiner Unterschrift in Kraft.

2. Verhaltensgrundsätze 

2.1. Allgemeine Verhaltensgrundsätze

2.1.1. Unsere Geschäftspartner verhalten sich rechts- und gesetzeskonform

Unsere Geschäftspartner halten sich an geltendes Recht auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Sie kennen die grundlegenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien, die für ihre jeweilige Tätigkeit relevant sind, und halten diese ein. 

2.1.2. Unsere Geschäftspartner verhalten sich respektvoll und gehen mit Eigentum von SWN sorgsam um. 

Unsere Geschäftspartner treten gegenüber den Führungskräften und Mitarbeitern von SWN respektvoll auf. Ihnen anvertrautes Unternehmenseigentum von SWN behandeln unsere Geschäftspartner sorgfältig. 

2.2. Verhaltensgrundsätze in Bezug auf die Mitarbeiter 

2.2.1. Unsere Geschäftspartner setzen sich für Chancengleichheit und Gleichbehandlung ein 

Unsere Geschäftspartner sorgen für Chancengleichheit und Gleichbehandlung und fördern und schätzen Diversität im Unternehmen. Sie pflegen einen respektvollen und würdevollen Umgang mit ihren Mitarbeitern, frei von Diskriminierung, Benachteiligung, Belästigung oder Mobbing. Unsere Geschäftspartner dulden keine Benachteiligung aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität, v.a. nicht im Rahmen des Bewerbungsprozesses oder bei der Einstellung, während der Beschäftigung, bei einer Beförderung oder im Hinblick auf die Gewährung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. 

2.2.2. Unsere Geschäftspartner achten auf Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz 

Unsere Geschäftspartner übernehmen Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Sie halten die geltenden Gesetze, Standards und Bestimmungen für ein gesundes und gesundheitserhaltendes sowie sicheres und gefahrenfreies Arbeitsumfeld ein und treffen entsprechende Maßnahmen, um Unfälle, Verletzungen oder berufs- bzw. arbeitsbedingte Krankheiten zu verhindern. 

2.2.3. Unsere Geschäftspartner sorgen für faire Arbeitsbedingungen 

Unsere Geschäftspartner sorgen für faire Arbeitsbedingungen und halten sich an die dahingehenden gesetzlichen Regelungen. Sie achten vor allem darauf, dass geltende Mindestlöhne und Sozialstandards nicht unterschritten werden. Daneben beachten unsere Geschäftspartner die geltenden Gesetze zur Regelung der Arbeitszeit sowie gesetzliche Regelungen insbesondere zu Urlaub, Krankheit und Kündigung. 

2.2.4. Unsere Geschäftspartner respektieren die Vereinigungsfreiheit und Kollektivrechte 

Unsere Geschäftspartner achten die Vereinigungsfreiheit und Kollektivrechte ihrer Mitarbeitenden. Sie erkennen vor allem das Recht ihrer Mitarbeitenden an, Arbeitnehmervertretungen zu bilden, ihnen beizutreten oder ihnen auch gerade nicht beizutreten.

2.3. Verhaltensgrundsätze in Bezug auf das geschäftliche Umfeld

2.3.1. Unsere Geschäftspartner tolerieren keine Korruption 

Unsere Geschäftspartner tolerieren keine Korruption. Sie achten die nationalen und internationalen Antikorruptionsgesetze und stellen deren Einhaltung sicher (z. B. durch Schulungen). Unsere Geschäftspartner unterlassen jede Form von Korruption. Somit bestechen sie weder andere noch lassen sie sich von anderen bestechen und das weder im geschäftlichen Verkehr noch im Umgang mit Amts- und Mandatsträgern. Unsere Geschäftspartner achten v. a. darauf, dass ihre Mitarbeitenden oder Subunternehmer keine Vorteile an Mitarbeitende von SWN anbieten, versprechen oder gewähren mit dem Ziel, einen Auftrag oder eine andere Bevorzugung zu erlangen. Gleiches gilt für das Fordern, Versprechen lassen oder Annehmen solcher Vorteile. Unsere Geschäftspartner tätigen Zuwendungen ausschließlich im rechtlich zulässigen Rahmen, bspw. im Rahmen von Belohnungen oder Geschenken oder im Rahmen von Spenden und Sponsoring. 

2.3.2. Unsere Geschäftspartner beugen Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung vor 

Unsere Geschäftspartner beachten die geltenden Gesetze zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und ergreifen alle zu deren Verhinderung erforderlichen Maßnahmen. Zudem beteiligen Sie sich nicht selbst an Geldwäscheaktivitäten oder Terrorismusfinanzierungen.

2.3.3. Unsere Geschäftspartner begehen keine Straftaten im Zusammenhang mit SWN 

Unsere Geschäftspartner begehen keine Straftaten im Zusammenhang mit SWN zulasten SWN oder Dritter. Dabei sind insbesondere jede Form des Betrugs, andere vermögensschädigende Delikte (z. B. Untreue, Diebstahl, Unterschlagung oder Steuerhinterziehung) sowie Delikte im Bereich der Urkundenfälschung verboten. 

2.3.4. Unsere Geschäftspartner verhalten sich im Wettbewerb fair 

Unsere Geschäftspartner bekennen sich zum freien Wettbewerb und verhalten sich fair, aufrichtig und verantwortungsbewusst. Dabei fördern sie ein offenes und wettbewerbsorientiertes Geschäftsumfeld. Unsere Geschäftspartner bekennen sich zur Einhaltung von Wettbewerbs- und Kartellgesetzen. Sie treffen keine Vereinbarungen oder beteiligen sich an Absprachen mit Wettbewerbern, Lieferanten, und Kunden, die den Wettbewerb verhindern, einschränken oder verfälschen. Sofern unsere Geschäftspartner eine marktbeherrschende Stellung innehaben, nutzen sie diese nicht rechtswidrig aus. 

2.3.5. Unsere Geschäftspartner beschaffen Rohstoffe verantwortungsbewusst Unsere Geschäftspartner beschaffen benötigte Rohstoffe verantwortungsbewusst und führen über die Lieferketten entsprechende Nachweise.

2.3.6. Unsere Geschäftspartner schützen Daten und Informationen sowie geistiges Eigentum 

Unsere Geschäftspartner halten die entsprechenden Gesetze zum Schutz von personenbezogenen Daten ein und respektieren und schützen vertrauliche Informationen sowie geistiges Eigentum von SWN. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie beim Umgang mit vertraulichen Informationen und geistigem Eigentum achten unsere Geschäftspartner auf größte Sorgfalt und strenge Vertraulichkeit. In diesem Sinne nutzen unsere Geschäftspartner die Daten, Informationen und das geistige Eigentum nur zu dem vereinbarten Geschäftszweck und schützen sie in angemessener Weise vor Verlust und Missbrauch sowie vor einem unerlaubten Zugriff oder einer unbefugten Weitergabe. Sie verwahren die Daten, Informationen und das geistige Eigentum sorgfältig und halten dieses auch nach der Beendigung der Geschäftsbeziehung geheim. Eine Offenlegung ist nur durch die von SWN autorisierte Art und Weise zulässig. Da der Schutz von Daten, Informationen und geistigem Eigentum v. a. auf sicheren IT-Systemen basiert, treffen unsere Geschäftspartner in dieser Hinsicht geeignete Sicherheitsvorkehrungen, um den entsprechenden Schutz zu gewährleisten.

 2.3.7. Unsere Geschäftspartner verhalten sich finanziell integer 

Unsere Geschäftspartner führen ihre Geschäfte, die Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Finanzberichterstattung ordnungsgemäß aus. Ihre Geschäftsvorgänge, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen aufgezeichnet und dokumentiert. Dabei dulden unsere Geschäftspartner keine Bilanzmanipulation. 

2.3.8. Unsere Geschäftspartner achten das Außenwirtschaftsrecht 

Unsere Geschäftspartner halten sich an außenwirtschaftsrechtliche Vorgaben, welche den Import, Export oder den inländischen Handel von Waren, Technologien oder Dienstleistungen, den Umgang mit bestimmten Produkten sowie den Kapital- und Zahlungsverkehr betreffen. Unsere Geschäftspartner stellen durch angemessene Maßnahmen sicher, dass nicht gegen geltende Wirtschaftsembargos oder ähnliche außenwirtschaftsrechtliche Vorschriften wie Exportkontrollen, Sanktionen und Zollvorschriften verstoßen wird. 

2.3.9. Unsere Geschäftspartner vermeiden Interessenkonflikte 

Unsere Geschäftspartner treffen Entscheidungen ausschließlich aufgrund sachlicher Erwägungen. Interessenkonflikte mit privaten, wirtschaftlichen oder sonstigen Belangen werden von vornherein vermieden oder bei Vorliegen vor Eingehung der Geschäftsbeziehung offengelegt und schnellstmöglich gelöst.

2.4. Verhaltensgrundsätze im Hinblick auf die gesellschaftliche Verantwortung 

2.4.1. Unsere Geschäftspartner schützen Umwelt und Klima 

Unsere Geschäftspartner halten die geltenden Gesetze, Regelungen und Standards zum Schutz der Umwelt und des Klimas ein und gehen verantwortungsbewusst, sorgsam und sparsam mit natürlichen Ressourcen um, sowohl bezogen auf die Beschaffung als auch auf die Nutzung. Unsere Geschäftspartner achten im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit stets darauf, die Umwelt möglichst gering zu belasten und Umweltgefahren zu identifizieren und zu minimieren, wenn möglich zu beseitigen. 

2.4.2. Unsere Geschäftspartner engagieren sich für die Gemeinschaft 

SWN möchte an dieser Stelle seine Geschäftspartner ermutigen, sich für die Gemeinschaft zu engagieren, um unser aller sozialen Verantwortung gerecht zu werden. 

3. Einhaltung und Umsetzung des Verhaltenskodex 

Unsere Geschäftspartner tragen dafür Sorge, dass die in diesem Verhaltenskodex beschriebenen Verhaltensgrundsätze im Vertragsverhältnis zu SWN eingehalten und umgesetzt werden. Dazu geben unsere Geschäftspartner die Grundsätze dieses Verhaltenskodex an ihre Mitarbeitenden, die für SWN tätig werden, weiter und wirken auf deren Befolgung hin. Da die hier aufgeführten Grundsätze im gesamten Wertschöpfungsprozess gelten sollen, wirken unsere Geschäftspartner ebenso darauf hin, dass auch ihre Geschäftspartner (z. B. Subunternehmer, Lieferanten), die für oder im Namen von SWN eingesetzt werden, die Grundsätze dieses Verhaltenskodex kennen und befolgen. Bei Fragen zum Verhaltenskodex können sich unsere Geschäftspartner an unsere für Compliance zuständige Stelle über die E-Mail-Adresse compliance@swn.net wenden. 

3.1. Unsere Geschäftspartner weisen auf Rechts- und Regelverstöße hin 

Zum Schutz von SWN und seinen Mitarbeitenden sowie seinen Geschäftspartnern ist es wichtig, Rechts- und Regelverstöße frühzeitig zu erkennen und zu melden. Nur so können Schäden von allen Beteiligten abgewendet oder zumindest verringert werden. 

Aus diesem Grund steht unseren Geschäftspartnern zur Meldung von möglichen Verstößen, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für SWN begangen wurden, unser internes Meldesystem zur Verfügung. Erster Ansprechpartner ist dabei unsere für Compliance zuständige Stelle, die über die E-Mail-Adresse compliance@swn.net erreichbar ist. 

Hinweise auf Verstöße können ebenso unserem Ombudsmann Herrn Rechtsanwalt Christian Schumacher gemeldet werden. Herr Schumacher ist unter 0451/610610 in der Otto-Passarge-Straße 4, 23564 Lübeck oder über die E-Mail-Adressen ombudsmann@prehn-recht.de oder schumacher@prehn-recht.de erreichbar.

Wir möchten unsere Geschäftspartner an dieser Stelle ausdrücklich dazu ermutigen, von unserem internen Meldesystem Gebrauch zu machen und Rechts- und Regelverstöße umgehend mitzuteilen. Dabei versichern wir, dass Personen, die Hinweise auf Verstöße geben, niemals benachteiligt werden. 

3.2. Unsere Geschäftspartner arbeiten mit uns bei Verdachtsmomenten zusammen 

Sofern bei SWN ein entsprechender Hinweis eingegangen ist, der den Verdacht der Nichteinhaltung dieses Verhaltenskodex begründet, behalten wir uns vor, Auskunft über den entsprechenden Sachverhalt zu verlangen. Dabei erklären sich unsere Geschäftspartner zur Mitwirkung und Unterstützung bereit und beachten im Rahmen der Auskunftserteilung stets den Schutz von Daten und Informationen. 

Begründet hingegen der bei SWN eingegangene Hinweis einen dringenden Verdacht einer strafbaren Handlung oder erheblichen Verletzung unserer hier aufgeführten Verhaltensgrundsätze, behalten wir uns des Weiteren vor, einzelne oder sämtliche Vertragsbeziehungen außerordentlich fristlos zu kündigen. 

Darüber hinaus wird jeder Verstoß gegen die in diesem Verhaltenskodex aufgeführten Verhaltensgrundsätze als wesentliche Beeinträchtigung des Vertragsverhältnisses seitens des Geschäftspartners betrachtet. Wir behalten uns in einem solchen Fall vor, angemessen und abhängig von der Schwere des Verstoßes auf diesen entsprechend zu reagieren. Reaktionsmaßnahmen könnten u. a. die Aufforderung zur unverzüglichen Beseitigung des Verstoßes oder die Geltendmachung von Schadensersatz sein. 

Weiterhin steht uns das Recht zu, einzelne oder sämtliche Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern, die die von uns aufgestellten Verhaltensgrundsätze nachweislich nicht einhalten, dem oben angesprochenen Auskunftsverlangen nicht oder nur ungenügend nachkommen oder nach einer angemessenen Frist keine Maßnahmen zur Beseitigung des Verstoßes anstreben bzw. umsetzen, außerordentlich fristlos zu kündigen. 

3.3. Unsere Geschäftspartner verhalten sich im Rahmen von Prüfungen kooperativ 

Die Einhaltung der oben beschriebenen Verhaltensanforderungen können mittels Self Assessments überprüft werden. Zudem können in Abstimmung mit dem Geschäftspartner Audits durch SWN oder einen Dritten vor Ort durchgeführt werden.

4. Vorrang individueller Vereinbarungen 

Sofern von den hier aufgeführten Verhaltensanforderungen abweichende individuelle Vereinbarungen mit Geschäftspartnern schriftlich getroffen wurden, gelten diese vorrangig.